Verschiedene Studien schätzen, dass es zwischen 10 und 17 Millionen Sitzungen an einem durchschnittlichen Tag in den Vereinigten Staaten, oder mehr als drei Milliarden Sitzungen pro Jahr. Ein Treffen zwischen mehreren Geschäftsführern oder Führungskräfte können nach oben von $ 1000 pro Stunde Lohnkosten allein kostete.
All diese Treffen, und doch Manager, Betreuer, Ingenieure und Arbeiter sich einig, dass viele Sitzungen eine Verschwendung von Zeit sind. Haben Sie jemals frustriert, bekommen immer aufgerufen, Treffen, zu viel Zeit zu verschwenden scheinen teilnehmen? Haben Sie sich jemals gewünscht, Sie könnten etwas dagegen zu tun?
Einige Symptome zu achten:
Ein. Sie bestimmten Sitzungen schweifen auf, fehlt ein klares Ziel, fehlt eine Agenda, eine Agenda, dass niemand folgt?
Gute Sitzung der Praxis besagt, dass eine spezifische Agenda wird die Zeit in einer Sitzung verschwendet zu reduzieren. Eine Umfrage von 471 Management-Staats-und Regierungschefs darauf hingewiesen, dass 90 Prozent der Befragten das Scheitern der meisten Sitzungen zurückzuführen auf eine "Mangel an fortgeschrittenen Planung und Organisation." Es ist nicht nur eine Agenda wichtig, Menschen zu befähigen, weisen darauf hin, wenn die Sitzung erlischt die Tagesordnung können wesentlich sein auch.
2. Haben Sie jemals bemerkt, Leute, die ihr eigenes Ding während der Sitzung: SMS, am Telefon sprechen, reagieren auf E-Mail, die Durchführung auf unabhängige Gespräche.
Ein Weg, um dies zu vermeiden: zu etablieren einige Grundregeln vor Beginn des Treffens. Grundregeln sind die Regeln und Vorschriften die Menschen einig. Vorschriften könnten Grenzwerte für SMS, E-Mail und Telefongespräche, keine Off-Board-Gespräche, etc. Die Menschen müssen die Grundregeln zu Beginn der Sitzung erinnert werden kann, oder während des Treffens natürlich.
3. Ist es üblich, dass die Menschen nicht bereit sind - sie haben den Bericht nicht gelesen, Dokument, Tabellenkalkulation, dass das Treffen dabei war oder nicht die Forschung, die sie versprochen, getan?
Eine gut geführte Organisation hält Mitarbeiter die Verantwortung für ihre Arbeit tun und halten was sie versprechen. Die Menschen haben Rollen in jeder Organisation, und häufig anderen Menschen verlassen sich auf sie zu tun, was sie oder die versprochen. Meetings sind oft Orte, wo Menschen erwartet, über ihre Arbeit, Informationen auszutauschen, etc. berichten Wenn die Mitglieder zu tun, was von ihnen erwartet wird scheitern, sie die Zeit anderer Menschen, die zu dem Treffen gekommen, um zu lernen, was Fortschritte gemacht worden Abfälle sind. Halten die Menschen Rechenschaft könnte Teil der Spielregeln sein.
4. Entscheidungen werden diskutiert, aber nicht entschieden? Wenn Entscheidungen getroffen werden, die Menschen weiterhin zu kämpfen, verleugnen sie oder bad-mouth sie danach?
Ein gutes Geschäft Prozess bekommt wesentlichen Aktivitäten mit einem Minimum an Abfall getan. Ein gutes Treffen Prozess erfordert Entscheidungen oder erfordert, dass das Thema auf die nächste Sitzung fortgesetzt werden. Wenn eine Entscheidung noch nicht hergestellt werden kann, kann die Entscheidung muss im Obergeschoss gekickt werden oder zugeordnet zu einer sub-group.
Das zweite Problem ist, dass nach jeder zu Wort gehabt hat und Entscheidungen getroffen werden, die Entscheidung über die von der gesamten Gruppe unterstützt werden muss, auch wenn einige nicht einverstanden sind. Besondere Ausnahme: wenn die Entscheidung illegal, unmoralisch oder gefährlich ist.
5. Sind Ihre Meetings von einigen Sprechern (nicht unbedingt der Anführer) dominiert? Umgekehrt gibt es erfahrene Leute, die noch nie von gehört werden?
Erleichterung kann zur Verbesserung der Prozess-und Ergebnisqualität der Sitzungen. Laut einem Artikel in der Herbst-Ausgabe 2006 des Moderators Newsletter, mit einem qualifizierten Treffen Vermittler erhöht die Produktivität eines Projekts um 25%. Natürlich haben sie vielleicht ein Bias, aber dass jemand mit einer Ausbildung in Treffen Erleichterung wäre wahrscheinlich besser meisten Sitzungen.
6. Haben die Leute zu spät kommen oder kommen und gehen? Haben Treffen beginnen spät und enden spät?
Integrity - betrachten die Integrität der Stahlträger in einem Gebäude. Sollten eine oder mehrere fehlte, wäre nicht das Gebäude absacken oder fallen? Die Integrität Ihrer Arbeit Gruppe oder im Team wird untergraben, wenn Schlüsselpersonen fehlen, es spielt keine Rolle, ob dies von zu spät oder früh. Sie könnten verpassen wichtige Mitteilungen oder verlieren alle anderen Zeit, wenn sie speziell gebracht werden auf den neuesten Stand zu haben.
7. Haben Sie jemals verlassen ein Treffen mit Kopfschmerzen oder übermäßig müde? Sie verlassen in der Regel bestimmte Sitzungen wütend, frustriert oder niedergeschlagen?
Ist Ihr Stil treffen gesund für Sie? Gehen Sie in und setze mich mit Donuts, Kaffee, alkoholfreie Getränke, Bagels und andere Lebensmittel, die Spike Ihren Blutzucker und dann zum Absturz bringen? Sind Sitzungen länger als nötig, oder sind sie ohne Pausen laufen? Hältst du die falsche Art von Treffen für einen bestimmten Zeit des Tages? Betrachten wir die Logistik der Sitzung zu sehen, ob Ihre Meetings tatsächlich helfen oder behindern die Arbeit der Organisation.
Industry Week Magazin schätzt, dass Sitzungen 37 Milliarden Dollar pro Jahr verlieren allein in den USA. Etwas von diesem Geld wird in Ihrer Organisation verschwendet!
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